Эпк в номенклатуре дел это расшифровка

С отметкой эпк что такое Статьи номенклатуры дел: порядок в документах Справка В первой графе приводятся индексы номера дел. Обычно они составляются из кода структурного подразделения и номера дела по порядку следования внутри раздела: , В конце каждого раздела номенклатуры дел, как правило, оставляют два-три так называемых резервных индекса номера , чтобы в течение года при необходимости можно было включить недостающие заголовки дел.

Эти отметки применяются в номенклатуре до тех пор, пока срок хранения данного вида документа не будет установлен каким-либо нормативным актом или нормативным документом. Очень важным моментом при определении сроков хранения являются уточняющие примечания. Подчас они имеют определяющее значение. Вопрос о виде носителя документа, возможность или необходимость перевода его на бумажную основу для дальнейшего долговременного или постоянного архивного хранения должен быть решен комплексно в самом начале разработки номенклатуры дел и отражен в ней.

Эпк в номенклатуре дел это расшифровка

Полистать демо-версию печатного журнала Кожанова Евгения специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству Сейчас горячая пора — время разработки либо уточнения номенклатуры дел на следующий год. И чтобы номенклатуры подразделений разрабатывались в них, и вы потом их не переделывали, нужно грамотно объяснить коллегам, как определять сроки хранения дел. Какими нормативными документами пользоваться?

С какой навигацией и по какому алгоритму лучше действовать, чтобы не тонуть в объемных перечнях? Какие распространенные ошибки допускают новички? На базе этой статьи можете даже составить методическое пособие для коллег. Обязательная часть процесса составления номенклатуры дел — определение сроков хранения документов. В основном сроки устанавливаются по специальным перечням, которые обязательны для использования организациями всех форм собственности и видов деятельности.

Когда эти объемные нормативные документы попадают в руки сотрудникам, которые будут заниматься номенклатурой своего подразделения, у службы ДОУ начинаются сложности. Увидев таблицу с тысячей строк, люди теряются и не знают, как с ней работать, воображая, что придется проштудировать каждую из статей. И здесь важно не упустить момент и грамотно объяснить коллегам, как работать с перечнями.

Это будет залогом получения более или менее корректно установленных сроков хранения для дел подразделения. Как сориентироваться в перечнях документов со сроками хранения? Ответы на эти вопросы мы и дадим в статье. Номенклатуру дел структурных подразделений должны разрабатывать в подразделениях под руководством службы ДОУ. Как бы ни было велико желание руководителей отделов переложить эту работу целиком на Ваши плечи, соглашаться на это нельзя. Главная причина: даже самый квалифицированный сотрудник службы ДОУ, проработавший в компании не один год, не сможет полностью перечислить все документы, образующиеся в деятельности подразделения, и самостоятельно определить их ценность для компании.

В идеале, служба ДОУ должна: обеспечить подразделения методикой выполнения этой работы и консультировать в особо сложных случаях, проверить результаты составления номенклатуры дел подразделения. Где установлены сроки хранения документов? Большинство коммерческих организаций пользуются этими типовыми перечнями, не подпадая под примерные4 и ведомственные5.

Акционерные общества пользуются еще Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ утв. Структура перечней и навигация Самое главное, что стоит донести до коллег: перечни документов — это не одна сплошная таблица из тысячи строк.

В каждом из них есть, во-первых, оглавление, во-вторых, тематические разделы, в-третьих, предметный указатель. Это существенно упрощает восприятие и сужает круг поиска нужного документа. Рассмотрим ПТУД, с которым работает большинство организаций. Здесь не только в алфавитном порядке перечислены все виды включенных в печень документов, но и их разновидности со ссылками на статьи см.

Все это следует из текста сносок и списка сокращений ПТУД. Перечень научно-технических документов ПНТД будет необходим организациям, занимающимся научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельностью.

Завершает перечень предметный указатель. Итак, использование перечней с указанием сроков хранения документов должно быть осознанным.

В равной степени вредно и сплошь читать их сверху вниз, и бездумно пользоваться автоматическим поиском по тексту.

Два варианта работы с ПТУД Алгоритм использования перечней документов с указанием сроков хранения разберем на примере ПТУД, с которым работает большинство наших читателей. Далее в основной таблице выбранного раздела см.

Пример 1 просматриваем строки графы 2, где перечислены категории документов от более к менее важным. Среди них нужно найти наиболее подходящую для вашего дела.

Пример 3 При определении срока хранения начинаем поиск с предметного указателя ПТУД на примере протоколов оперативных совещаний у генерального директора СвернутьПоказать Давайте определим срок хранения для протоколов оперативных совещаний, еженедельно проходящих у генерального директора.

Шаг 1. Шаг 2. Перейдем в нее: Шаг 3. Мы можем действовать следующим образом: Шаг 1. Переходим в раздел 6 основной таблицы и изучаем виды документов, представленные в нем.

Шаг 3. Очевидно, что статьи нашей пресс-службы подходят под эту категорию. Таким образом, срок хранения статей, подготовленных пресс-службой для размещения на сайте и утвержденных генеральным директором — 5 лет ЭПК по ст. Очевидно, что, практикуя оба описанных подхода, установить сроки хранения документов подразделения несложно.

Но и на этом пути не обошлось без подводных камней. Нельзя бездумно пользоваться поиском. Дело сделано? Действительно, такой поиск по тексту перечней может быть быстрым. Но, используя его, обязательно нужно уточнять, к какому разделу принадлежит найденная строка таблицы. А лучше оценить все найденные компьютером строки, в которых содержится искомый фрагмент, то есть не всегда можно останавливаться на первом попавшемся варианте.

Пример 5 СвернутьПоказать Работнику диспетчерской службы энергоснабжающего предприятия нужно установить срок хранения оперативного журнала. Хранить их предписывается 3 года. Только вот относится она к разделу Здесь следует воспользоваться ПТУД, в статье которого в разделе 8. В Примере 5 речь идет о неточности в сторону увеличения срока хранения, что не так чревато, как если бы по ошибке и невнимательности срок хранения документа был бы уменьшен.

Еще один аргумент в пользу того, что заниматься номенклатурой дел подразделения должны его сотрудники и это обязательно нужно до них донести — несоответствие наименований документов в перечнях и в каждой конкретной организации, поэтому нужно оценивать смысл! Несмотря на то что работа с перечнями документов совсем не так сложна и кропотлива, какой кажется на первый взгляд, проверять за работниками отделов нужно.

Настоятельно рекомендуется специалисту службы ДОУ, ответственному за составление сводной номенклатуры дел организации, пройтись по каждому делу и проверить указанный в графе 4 номер статьи перечня. Ошибки найдутся обязательно, и исправлять придется много — это неизбежность.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Требования к составлению номенклатуры дел

Типовые перечни Основной перечень при определении СХ — Перечень типовых управленческих документов, образующихся в. Делаем все правильно; Эпк в номенклатуре дел это расшифровка; Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации; Сроки хранения.

О наиболее принципиальных моментах рассказывает ведущий специалист отрасли Борис Альбрехт. Основными задачами номенклатуры дел являются: обеспечение порядка формирования дел; учет всех заводимых в организации дел; группировка определенных видов документов в отдельные документальные комплексы; систематизация дел по структурным подразделениям направлениям деятельности и их индексация; установление сроков хранения дел. Хорошо составленная номенклатура дел дает полную информацию обо всех видах и категориях документов, которые ведутся в данной организации, отражает все правовые, финансовые, производственные и иные направления деятельности организации, ее деловые связи и структуру. Она является важнейшим источником информации о деятельности данной конкретной организации. В этом плане номенклатура дел является более значимым документом для организационного и информационного обеспечения деятельности юридического лица, чем инструкция по делопроизводству, которая лишь организует ведение текущего делопроизводства. Одновременно, номенклатура является одним из инструментов информационной защиты организации, так как в ней фиксируются вся отраженная в документах информация. Создаем рабочую группу Для организации разработки номенклатуры дел целесообразно распоряжением приказом руководства организации создать временную рабочую группу. В нее в обязательном порядке должны входить руководители службы ДОУ, заведующий или ответственный за архив, представитель отдела правовой работы или юрист организации, должностное лицо, отвечающее за информационную безопасность организации. Исходя из конкретной ситуации, в эту группу могут войти представители от основных направлений деятельности организации. Этим же распоряжением руководителям структурных подразделений даются задания в конкретные сроки представить в рабочую группу списки всех документальных комплексов или документов, образующихся или которые могут образоваться в структурном подразделении направлении деятельности в следующем году.

Итоговые сведения переданы в архив Делопроизводитель Подпись Е.

Полистать демо-версию печатного журнала Кожанова Евгения специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству Сейчас горячая пора — время разработки либо уточнения номенклатуры дел на следующий год. И чтобы номенклатуры подразделений разрабатывались в них, и вы потом их не переделывали, нужно грамотно объяснить коллегам, как определять сроки хранения дел.

Как разработать номенклатуру дел организации

Номенклатура дел 3. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного до 10 лет включительно хранения.

Методика составления и применения примерной номенклатуры дел.

Дмн в номенклатуре дел это расшифровка Статьи номенклатуры дел: порядок в документах Список содержит стандартные архивные деловые бумаги о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности предприятий, с указанием сроков хранения. Список используют для определения СХ научно-технической документации и составления НД. Читайте также: Номенклатура дел организации в году Переходящие дела в номенклатуре Как определяются сроки хранения номенклатуры дел? Ведомственные перечни Ведомственные перечни организации используют как справочники межотраслевого значения при определении СХ деловых бумаг специальных систем документации — налоговых, финансовых, медицинских и т. Ведомственные перечни документов с СХ, разработанные до г. Кому и для чего это нужно? Прежде всего — самому секретарю или делопроизводителю. Важно Он должен знать, сколько документов находится в его ведении.

Организация работы по составлению примерных номенклатур дел Схема построения примерной номенклатуры дел Составление заголовков дел Оформление примерной номенклатуры дел Применение примерных номенклатур дел В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.

.

Как работать с перечнями документов с указанием сроков хранения?

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Номенклатура дел. Часть 1 - Елена Пономарева
Похожие публикации